PLC System

PLC System S.r.l. si è dotata del Modello di organizzazione, gestione e controllo del rischio in data 21 ottobre 2019 aggiornato da ultimo, sia a seguito di cambiamenti organizzativi che per l’effetto dell’introduzione di ulteriori fattispecie di reato nell’ambito del D.Lgs. 231/01, in data 10 marzo 2022.

Il Modello di organizzazione, gestione e controllo del rischio adottato da PLC System S.r.l. tiene conto della struttura organizzativa della società e degli ultimi interventi normativi che hanno introdotto ulteriori fattispecie di reato nell’ambito del D.Lgs. 231/01.

In particolare, il Modello di organizzazione, gestione e controllo di PLC System S.r.l. è costituito da:

• una “Parte Generale”, che contiene i principi cardine del Modello stesso;
• una “Parte Speciale”, contenente l’indicazione delle aree a rischio reato individuate e la descrizione dei controlli preventivi adottati da PLC System S.r.l. al fine di prevenire la commissione dei reati previsti dal D.Lgs 231/01 ritenuti rilevanti, nonché la illustrazione delle norme di comportamento di natura generale, implementate da PLC System S.r.l. per ogni categoria di reati.

Al fine di agevolare l’attività di vigilanza sull’efficacia del Modello di organizzazione, gestione e controllo, in conformità alla legge vigente, PLC System S.r.l., ha previsto che ogni violazione o sospetto di violazione del Modello 231/01 e/o ogni altra informazione attinente l’attuazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo può essere segnalata, in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente, all’Organismo di Vigilanza, tramite i seguenti canali di segnalazione:

• via mail al seguente indirizzo: odv.plcsystem@gmail.com;
• in forma cartacea al seguente recapito: PLC System S.r.l. Via delle Industrie 100, 80011 – Acerra (NA), in busta chiusa alla cortese attenzione dell’Organismo di Vigilanza.

Il Gruppo PLC è da sempre particolarmente attento alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business. Per questo, il Gruppo PLC ha predisposto per i propri dipendenti e per i soggetti terzi un portale informatico per le segnalazioni in forma scritta e in forma orale, delle situazioni critiche per le società del Gruppo e assicura un efficace e univoco punto di accesso per le segnalazioni da indirizzare alle diverse società del Gruppo PLC al link https://plc-spa.integrity.complylog.com/ nel rispetto del D.lgs. 24/2023 che introduce la nuova disciplina del whistleblowing in Italia.

Il whistleblowing è il sistema di segnalazione con il quale chiunque voglia può contribuire a far emergere rischi e/o situazioni potenzialmente pregiudizievoli per il Gruppo PLC come una frode, un rischio generico o una situazione potenzialmente pericolosa, inviando un’apposita segnalazione.

Il fine ultimo del whistleblowing è gestire eventuali segnalazioni al fine di individuare eventuali problematiche che potrebbero derivare da un illecito aziendale rilevante ai sensi del D.lgs. 231/01

Il portale è lo strumento web predisposto specificatamente per le segnalazioni.

Questo tool informatico è stato sviluppato per tutelare al massimo il “segnalante”, il “segnalato” e le persone coinvolte, nonché per poter affrontare le problematiche segnalate con tempestività, secondo quanto previsto da apposite procedure interne.

Il D.lgs. 24/2023 prevede diverse modalità di segnalazione: (i) interna, ossia rivolta all’organo competente della gestione della segnalazione interno alla Società; (ii) esterna, ossia rivolta all’ANAC; divulgazione pubblica, ossia tramite la stampa o altri mezzi di diffusione.

Si evidenzia che la scelta del canale di segnalazione non è discrezionale: i segnalanti sono tenuti a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere delle condizioni previste dal D.lgs. 24/2023, possono effettuare una segnalazione esterna all’ANAC o la divulgazione pubblica.
 
COSA PUÒ ESSERE SEGNALATO:

Possono essere oggetto di segnalazione violazioni o presunte violazioni riguardanti PLC S.p.A. e le società da questa controllate, riferibili ai seguenti aspetti:

• Leggi e regolamenti, nonché provvedimenti di Autorità di controllo, vigilanza o regolatorie;
• Codice Etico;
• Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo;
• Normative anti-corruzione o responsabilità di cui al D.lgs. 231/2001;
• Politiche, procedure interne nonché tutte le disposizioni, linee guida, istruzioni operative e/o regole aziendali del Gruppo PLC;
• Tutte le atre ipotesi espressamente previste dal D.lgs. 24/2023.

Le segnalazioni devono essere debitamente circostanziate al fine di consentire la valutazione dei fatti e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

In particolare, è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza in merito ai fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
 
COSA NON PUÒ ESSERE SEGNALATO:

Non possono essere oggetto di segnalazione fattispecie che non costituiscano violazioni (o presunte tali) riferibili agli aspetti sopra esposti del sistema di controllo interno, quali, a titolo esemplificativo:

– richieste o rivendicazioni di carattere personale / individuale;

– reclami tecnici o commerciali.

– notizie palesemente prive di fondamento, informazioni che sono già di dominio pubblico, nonché informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o voci;

– rivendicazioni attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;

– rivendicazioni attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.

Le comunicazioni relative agli aspetti di cui sopra non saranno prese in considerazione.

La non pertinenza alle tipologie di comunicazioni ammesse non consente di estendere all’autore della comunicazione le tutele previste dalla norma.

Il canale, inoltre, non è un recapito di emergenza: in caso di immediato pericolo si esorta ad allertare immediatamente le strutture preposte.
 
COME SEGNALARE:

È possibile inviare una segnalazione tramite il portale whistleblowing, il quale prevede uno specifico menù a tendina, che consentirà di attribuire la segnalazione alla specifica società interessata.

Il portale per l’invio della segnalazione richiede l’inserimento di contatti personali, grazie a cui si ottengono le informazioni necessarie per i successivi accessi, che consentono ai soggetti autorizzati alla gestione della segnalazione, di poter mantenere, in via dedicata e riservata, una interlocuzione per eventuali ulteriori chiarimenti e per ricevere i feedback in merito al seguito della segnalazione effettuata.

Le segnalazioni tramite i canali informatici possono essere rese sia in forma scritta sia in forma orale, tramite la registrazione della propria voce.

È possibile anche la segnalazione diretta, con l’obiettivo di consentire incontri concordati esclusivamente con i soggetti appositamente autorizzati per la raccolta delle segnalazioni. Tale incontro può essere richiesto dal segnalante sempre attraverso la piattaforma.

 
CHI RICEVE E GESTISCE LA SEGNALAZIONE:

L’organo aziendale competente per la gestione delle segnalazioni è il Comitato costituito ad hoc e dedicato alla gestione delle segnalazioni whistleblowing, composto da: (i) Responsabile Internal Audit, (ii) Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità e (iii) responsabile del dipartimento Affari legali e societari.

I componenti del Comitato, nominati dal Consiglio di Amministrazione di PLC S.p.A., previo parere del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, sono scelti in ragione delle competenze e del livello gerarchico con lo scopo di garantire il più adeguato seguito alla segnalazione effettuata.

Le segnalazioni sono gestite dal Comitato in modo trasparente, attraverso un iter predefinito.

La gestione delle segnalazioni per le società del Gruppo PLC prevede modalità volte ad assicurare il coinvolgimento delle società controllate e dei rispettivi Organismi di Vigilanza.

Al riguardo, nel caso in cui la segnalazione riguardi una società controllata, il Comitato coinvolge nella fase istruttoria anche un referente della società interessata, al fine di assicurare la prossimità dell’attività di gestione della segnalazione.

Si evidenzia che eventuali segnalazioni rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001 comporteranno il coinvolgimento dell’Organismo di Vigilanza della società interessata dalla segnalazione.

Trattamento dei dati personali

Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente “disciplina privacy” (per tale intendendosi il Regolamento UE 2016/679, il D.Lgs. n. 196/2003, il D. Lgs. n.101/2018, il D.lgs. n. 51/2018, nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali.

Tutela per il segnalante

La gestione delle segnalazioni è effettuata in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, prevedendo misure a tutela del segnalante e, con specifico riguardo alle segnalazioni effettuate ai sensi della normativa applicabile, anche dei soggetti appartenenti al contesto lavorativo che abbiano aiutato o supportato il segnalante nel processo di segnalazione e che abbiano con il segnalante un rapporto di parentela entro il quarto grado, uno stabile legame affettivo o un rapporto abituale e corrente (art. 3, comma 5 del Decreto 24/2023).

Si prevedono provvedimenti disciplinari nei confronti di chiunque violi le previsioni di cui al Decreto 24/2023, con particolare riferimento alle condotte di chi pone in essere con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano false.